Księgowość uproszczona to KPiR (Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów) oraz ryczałt od przychodów ewidencjonowanych — dwie metody rozliczania podatku dochodowego dla działalności gospodarczych i spółek osobowych. W 2026 roku mogą z nich korzystać podmioty, których przychód w 2025 roku nie przekroczył 8 517 200 zł (ryczałt) lub 10 646 500 zł (KPiR). Który wariant wybrać, nie jest formalnością — to decyzja, która realnie zmienia kwotę podatku i składek ZUS, jaką co miesiąc płacisz.
KPiR czy ryczałt — na czym polega różnica
Ryczałt to podatek liczony od przychodu — koszty prowadzenia działalności nie pomniejszają podstawy opodatkowania. Stawka zależy od rodzaju działalności i mieści się w przedziale 2–17% (m.in. 12% dla części usług informatycznych i doradztwa, 15% dla niektórych usług IT, 17% dla wolnych zawodów).
KPiR to podatek liczony od dochodu — przychód pomniejszony o faktycznie poniesione koszty — rozliczany według skali podatkowej albo podatku liniowego (19%). Im wyższe i częstsze koszty w Twojej działalności, tym większe znaczenie ma to, że możesz je odliczyć.
Nie ma tu uniwersalnie „lepszej” opcji — jest opcja lepsza dla Twojej konkretnej struktury przychodów i kosztów.
Kiedy się co opłaca
Niskie koszty stałe (np. usługi realizowane głównie własną pracą, bez dużych wydatków na sprzęt, podwykonawców czy biuro) — tu niska stawka ryczałtu często wygrywa, bo brak możliwości odliczenia kosztów nie boli, skoro kosztów praktycznie nie ma.
Wysokie, regularne koszty (inwestycje w sprzęt, licencje, szkolenia, podwykonawcy, wynajem) — tu KPiR pozwala realnie obniżyć podstawę opodatkowania, więc mimo wyższej nominalnej stawki podatku, kwota do zapłaty może być niższa niż na ryczałcie.
Rzeczywista opłacalność zależy od Twoich konkretnych liczb, nie od branży jako takiej — to policzymy razem na konsultacji. Orientacyjną wycenę obsługi księgowej dostaniesz od razu z kalkulatora.
Co z ZUS przy ryczałcie?
Składka zdrowotna na ryczałcie nie jest proporcjonalna do dochodu — zależy od progu rocznego przychodu i w 2026 roku wynosi:
498,35 zł /mies.
do 60 000 zł przychodu rocznie
830,58 zł /mies.
od 60 000,01 zł do 300 000 zł
1 495,04 zł /mies.
powyżej 300 000 zł
Połowę zapłaconej składki zdrowotnej możesz odliczyć od przychodu (nie od podatku).
Co się dzieje, gdy przekroczysz limit?
Przekroczenie limitu przychodu oznacza przejście na pełną księgowość od kolejnego roku — nie w trakcie trwającego roku podatkowego. Taksomateria prowadzi obie formy księgowości - zmiana Twojej księgowości odbędzie się bez przestoju w rozliczeniach. Damy Ci znać z wyprzedzeniem, że zbliżasz się do tej granicy. Więcej o tym, jak wygląda pełna księgowość, znajdziesz tutaj.
współpraca
Jak w Taksomaterii obsługujemy księgowość uproszczoną?
01
z końcem miesiąca dbasz o dostarczenie wszystkich dokumentów dochodowych i kosztowych, których nie ma w KSeF - skan / zdjęcie / plik PDF wrzucasz przez Panel Przedsiębiorcy;
02
opisujesz dokumenty kosztowe, np. „materiały biurowe na użytek biura”, „paliwo do pojazdu NR_REJ” - im dokładniej opiszesz, tym mniej wątpliwości będziemy mieć w kwalifikacji tych dokumentów. My i kontrolerzy skarbowi;
03
potwierdzasz komplet dokumentów, również w Panelu Przedsiębiorcy;
04
Taksomateria księguje dokumenty i wyjaśnia z Tobą wątpliwości;
05
otrzymujesz informację o płatnościach podatków i składek ZUS; stan finansów swojego biznesu widzisz w Panelu Przedsiębiorcy;
06
jeśli po zaksięgowaniu miesiąca i złożeniu deklaracji chcesz dodać kolejny dokument, zapytamy Cię o decyzję: czeka na kolejny miesiąc czy korygujemy deklaracje? Korekta na życzenie Klienta jest dla nas dodatkową pracą, spójrz do cennika i wybierz lepsze dla siebie rozwiązanie.
faq
Najczęstsze pytania
Czym różni się KPiR od ryczałtu?
KPiR opodatkowuje dochód (przychód minus koszty), ryczałt opodatkowuje sam przychód, bez możliwości odliczenia kosztów — za to niższą stawką.
Jakie są stawki ryczałtu w 2026 roku?
Od 2% do 17%, w zależności od rodzaju działalności — m.in. 12% dla usług informatycznych i doradztwa ogólnego, 15% dla części usług IT, 17% dla wolnych zawodów. Dokładną stawkę dla Twojej działalności ustalimy podczas konsultacji.
Czy mogę zmienić formę opodatkowania w trakcie roku?
Nie. Wyboru formy opodatkowania na dany rok podatkowy dokonuje się raz — zwykle do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnąłeś/aś pierwszy przychód w tym roku. Zmiana jest możliwa dopiero od kolejnego roku podatkowego.
Co się stanie, gdy przekroczę limit przychodu w trakcie roku?
Nic nie musisz robić od razu — obowiązek prowadzenia pełnej księgowości powstaje od nowego roku podatkowego, nie w trakcie roku, w którym doszło do przekroczenia.
Skąd wiedzieć która forma opodatkowania jest dla mnie najlepsza?
Umówmy się na konsultację, na której sprawdzimy strukturę Twoich przychodów i kosztów - aktualną i planowaną. Weźmiemy też pod uwagę inne zagadnienia i Twoje preferencje, które mogą mieć wpływ na ostateczny wybór.
Co się dzieje, jeśli przypomnę sobie o dokumencie po zamknięciu miesiąca?
Zapytamy Cię o decyzję: dokument może poczekać do rozliczenia w kolejnym miesiącu albo skorygujemy już złożoną deklarację. Korekta na życzenie Klienta to dla nas dodatkowa praca — rozliczana zgodnie z cennikiem, tak jak każda inna dodatkowa czynność.
Sprawdź wycenę dla Twojej firmy
Kilka pytań o Twoją firmę, wycena wraca mailem w kilka minut. Niewiążąca propozycja, nie oferta handlowa w rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego.