usługa

Kadry i płace

w skrócie

Kadry i płace obejmują umowy, zgłoszenia do ZUS, rozliczenia PIT i e-akta pracowników — niezależnie od tego, na jakiej księgowości rozliczasz firmę. Najwięcej pytań pojawia się przy zatrudnieniu pierwszej osoby i przy wyborze rodzaju umowy — a to wybór, który wpływa nie tylko na koszt, ale i na relację z osobą, którą zatrudniasz.

Pierwszy pracownik — co się zmienia

Zatrudnienie pierwszej osoby oznacza dla Ciebie dwa nowe obowiązki wobec ZUS:

Zgłoszenie firmy jako płatnika składek — jeśli wcześniej rozliczałeś/aś tylko własne składki, teraz stajesz się płatnikiem również za pracownika.

Zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń — w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia nawiązania stosunku pracy lub powstania obowiązku ubezpieczenia. Termin liczy się od dnia następnego po rozpoczęciu pracy; jeśli 7. dzień wypada w weekend lub święto, przesuwa się na najbliższy dzień roboczy. Po terminie ZUS może nałożyć karę do 5000 zł za każde spóźnione zgłoszenie.

Tym zajmujemy się za Ciebie od pierwszego dnia współpracy — nie musisz pilnować tego terminu osobiście.

Umowa o pracę, zlecenie czy B2B — różnica jest głębsza niż kwota na wypłacie

Umowa o pracę, ze wszystkich form współpracy, kosztuje pracodawcę najwięcej: składki po stronie firmy (emerytalna, rentowa, wypadkowa, Fundusz Pracy) podnoszą realny koszt zatrudnienia o ok. 22% wynagrodzenia brutto przy każdej wypłacie oraz okresowo kilkaset złotych w związku z medycyną pracy i szkoleniami BHP.

W 2026 roku przy płacy minimalnej (4806 zł brutto) koszt firmy rzędu 5790* zł miesięcznie, przy wypłacie na rękę ok. 3611* zł. Na umowie zlecenie ten narzut jest niższy, a przy kontrakcie B2B praktycznie znika po stronie zlecającego — koszty ubezpieczeń przechodzą na kontrahenta, który rozlicza je sam w ramach własnej działalności.

* wartości zaokrąglone

Wypłata na rękę to nie jedyna zmienna w tym wyborze. Umowa o pracę daje prawo do płatnego urlopu wypoczynkowego (20 lub 26 dni), wynagrodzenia chorobowego i ochrony przed nieuzasadnionym zwolnieniem — żadnego z tych praw nie ma z mocy prawa osoba na zleceniu czy kontrakcie B2B, chyba że strony same zapiszą coś podobnego w umowie. To sprawia, że umowa o pracę bywa droższa dla pracodawcy i mniej atrakcyjna kwotowo dla pracownika, jednak najskuteczniej buduje długoterminowe zaufanie w relacji z zespołem — stabilność zatrudnienia i przewidywalność w zamian za wyższy koszt, podczas gdy zlecenie i B2B dają większą elastyczność i wyższą kwotę na rękę, ale bez tej siatki bezpieczeństwa. Przy rekrutacji, zwłaszcza na rynku kandydata, sama forma umowy bywa argumentem — niezależnie od stawki.

Warto też wiedzieć, że od lipca 2026 r. Państwowa Inspekcja Pracy ma uprawnienie do samodzielnego nakazania przekształcenia umowy B2B lub zlecenia w umowę o pracę, jeśli faktyczny charakter współpracy (podporządkowanie, stałe godziny, brak samodzielności) odpowiada stosunkowi pracy — a w razie niewykonania nakazu może wydać decyzję ustalającą istnienie stosunku pracy wprost. Dobór formy zatrudnienia warto więc opierać na rzeczywistym charakterze współpracy, nie tylko na różnicy w koszcie.

PPK — czy dotyczy też małej firmy

Obowiązek utworzenia Pracowniczych Planów Kapitałowych dotyczy każdego pracodawcy z choć jedną osobą zatrudnioną objętą ustawą. Wyjątkiem objęci są mikroprzedsiębiorcy, u których wszystkie zatrudnione osoby złożyły deklarację rezygnacji z wpłat (pracownik może zmienić zdanie). To zwolnienie nie jest jednak trwałe — przestaje obowiązywać, gdy:

choć jedna zatrudniona osoba nie złoży rezygnacji (albo zmieni zdanie i zażąda wpłat),

firma przestanie spełniać kryteria mikroprzedsiębiorcy.

Sprawdzimy razem, czy i kiedy PPK zacznie dotyczyć Twojej firmy.

E-akta i Panel ePracownik — mniej administracji po obu stronach

Twoi pracownicy mają dostęp do własnych e-akt i pasków wypłat oraz mogą samodzielnie zarządzać swoim czasem pracy w Panelu — bez wysyłania próśb mailem czy szukania dokumentów w segregatorze. Dla firm, które same rekrutują (agencje, zespoły HR), to dodatkowy argument w rozmowie z kandydatem: sprawna, cyfrowa obsługa kadrowa od pierwszego dnia.

współpraca

Jak w Taksomaterii obsługujemy kadry i płace?

z końcem miesiąca dbasz o kompletność i rzetelność listy obecności (w tym nadgodzin i pracy w nocy) swoich pracowników - widzisz to w Panelu Przedsiębiorcy,

Taksomateria na podstawie tych informacji oraz dostępnych e-ZLA przygotowuje deklaracje i paski płac,

dostajesz paczkę przelewów, a pracownicy swoje paski płac w Panelu ePracownika.

faq

Najczęstsze pytania

Czy jednoosobowa działalność gospodarcza może zatrudniać pracowników?

Tak. JDG może zatrudniać na dowolnej podstawie — umowie o pracę, zleceniu czy umowie o dzieło oraz w ramach współpracy B2B.

Ile czasu mam na zgłoszenie pracownika do ZUS?

7 dni kalendarzowych od dnia nawiązania stosunku pracy. Po terminie ZUS może nałożyć karę do 5000 zł za każde spóźnione zgłoszenie — dlatego zajmujemy się tym od razu po podpisaniu umowy.

Czym różnią się składki na umowie o pracę i umowie zlecenie?

Na umowie o pracę obowiązkowe są składki emerytalna, rentowa i chorobowa (łącznie 13,71% wynagrodzenia brutto po stronie pracownika) plus zdrowotna 9%. Na zleceniu składka chorobowa jest dobrowolna — ale jeśli zlecenie jest jedynym tytułem do ubezpieczeń, pozostałe składki są obowiązkowe tak samo jak na umowie o pracę.

Czy mikrofirma musi wdrożyć PPK?

PPK nie jest obowiązkiem tylko wtedy, gdy wszystkie zatrudnione osoby złożą rezygnację z wpłat. Wystarczy, że jedna osoba się nie zgodzi (albo później zmieni zdanie), a obowiązek wraca.

Czy Taksomateria zajmuje się całym zatrudnieniem — składkami, PPK i pozostałymi obowiązkami?

Tak. Dajesz nam znać o każdej zmianie w zespole, a resztą formalności zajmujemy się my.

Sprawdź wycenę dla Twojej firmy

Kilka pytań o Twoją firmę, wycena wraca mailem w kilka minut. Niewiążąca propozycja, nie oferta handlowa w rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego.

Formularz zapytania o wycenę